ساختار مدیریت اجرایی پروژه چیست؟

ساختار مدیریت اجرایی پروژه چیست؟
| آرین تیس

به طور قطع تاکنون نام مدیریت پروژه به گوشتان خورده است و درباره آن اطلاعاتی دارید. همیشه مدیریت در هر صنعتی از اهمیت بسزایی برخوردار بوده است و اگر یک سازمان یا یک شرکت به موفقیت های بالا دست پیدا می کند، نشان دهنده مدیریت عالی و همچنین کارکنان زبده است. کارهای عمرانی و ساخت و ساز نیز از این قاعده مستثنی نبوده و مدیریت در آن ها بسیار مهم و حیاتی می باشد.

مدیریت پروژه یک سری قوانینی است که برای شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و خاتمه کار یک تیم برای دستیابی به اهداف خاص و برآورده کردن معیارهای موفقیت مشخص به کار برده می شود. در این مقاله از وب سایت آرین تیس قصد داریم تا به بررسی ساختار مدیریت اجرایی پروژه بپردازیم و اطلاعاتی را در این خصوص در اختیار شما عزیزان قرار دهیم. بنابراین برای کسب اطلاعات لازم و کافی تا انتهای این مطلب با آرین تیس همراه باشید.

مدیر پروژه:


در مقالات گذشته و مقدمه این فصل درباره مدیریت پروژه ساختمانی اطلاعات کاملی را در اختیار شما عزیزان قرار داده ایم. اگر در این مطلب نیز بخواهیم تعریفی از مدیر پروژه و حیطه مدیریت آن بیان کنیم، باید اشاره نماییم که مدیر پروژه شخصی می باشد که توانایی بررسی و تحلیل پروژه را دارا می باشد تا بدین ترتیب از انجام درست آن در محدوده‌ی زمانی و مالیِ موجود اطمینان حاصل نماید. شاید این موضوع از نظر شما بسیار آسان به نظر برسد اما هرگز این گونه نمی باشد.

در واقع  در سازمان ‌های بزرگ، انجام مدیریت پروژه اصلا کار ساده ای نخواهد بود و نیازمند مشارکت افراد زیادی است. ممکن است این سوال برای شما عزیزان به وجود بیاید که وظیفه مهم مدیر پروژه چه می باشد؟! برای پاسخ به این سوال باید اشاره داشت که یکی از اولین و هم چنین مهم ترین وظایف مدیر پروژه این است که هدف پروژه را تعیین نماید. بنا به عبارتی دیگر ایشان باید بتواند اهداف پروژه را با جزئیات  کامل شرح دهد که پروژه قرار است به چه چیزی دست پیدا کند و یا به کجا ختم شود و به چه چیزی برسد.  در مراحل بعدی مدیر پروژه باید:

  • یک برنامه زمانی برای پروژه تنظیم نماید.
  • سپس وظایف هر کدام از اعضای گروه را مشخص و برای هر وظیفه‌ی خاص، فرجه‌ی زمانی تعیین کند.


لازم به ذکر است که مدیر پروژه در کنار برنامه‌ی زمانی، باید بودجه را هم تعیین نماید بودجه باید به صورتی تعیین و مشخص گردد که بدون اسراف و ولخرجی، بتواند هزینه‌ های غیرقابل پیش بینی را نیز پوشش بدهد. پس از آن که روند اجرایی پروژه شروع شد، مدیر پروژه باید به این اطمینان برسد که همه‌ اعضای گروه، منابعی که برای رسیدن به اهداف‌ شان مورد نیاز است را در اختیار دارند و می توانند با استفاده از آن منابع پروژه را پیش ببرند.

به صورت معمول شخصی که به عنوان مدیر پروژه انتخاب می گردد، باید با استفاده از روش مسیر بحرانی یا سی پی ام، برنامه ریزی های خود را در خصوص روند اجرایی پروژه انجام دهد. ممکن است این سوال نیز برای شما عزیزان به وجود بیاید که روش مسیر بحرانی چیست و چه مزایایی دارد؟! می توان اذعان داشت که روش مسیر بحرانی، فرمولی است که فعالیت‌ های مختلف پروژه را به ترتیب و به مؤثرترین شکل ممکن، زمان بندی خواهد کرد.

مدیر پروژه:

شایان ذکر است، پس از آن که برنامه زمانی توسط مدیر پروژه مشخص گردید، آن شخص باید مدیران مافوق را در جریان پیشرفت پروژه یا کار مورد نظر قرار دهد، انتظاراتی که از اعضای تیم می ‌رود را به آن ها گوشزد کند و با توجه به بودجه بهترین منابعِ ممکن را در اختیار آن ها قرار دهد تا اجرای پروژه های ساختمانی یا کار مورد نظر به بهترین شکل ممکن خود و بدون هیچ کم و کاستی پیش برود. راهنمای پیکره‌ی دانش مدیریت پروژه به صورت کلی 5 حوزه کاری و فرآیند مدیریت پروژه را مشخص می کند که تحت عنوان رویکرد سنتی به مدیریت پروژه نیز معروف است! حال در این جا مدیر پروژه باید به دقت به این فرآیندها توجه کرده و اعضای تیم هم باید آن ها را به خوبی به اجرا درآورند. از جمله گروه های مختلف فرآیند مدیریت پروژه به شرح زیر خواهد بود:

  • آغاز پروژه
  • برنامه‌ ریزی برای پروژه
  • اجرا پروژه یا کار مورد نظر
  • نظارت و کنترل پروژه
  • اتمام پروژه مورد نظر


لازم به ذکر می باشد که راهنمای پیکره‌ دانش مدیریت پروژه، این گروه‌ ها را به عنوان یک سری اقدامات و فعالیت‌ هایی معرفی خواهد کرد که با یک دیگر در ارتباط می باشند و برای رسیدن به نتیجه، هدف یا خدمات از پیش تعیین شده به اجرا در می آیند.

معانی واژگان  اولیه ساختاری پروژه:


قبل از آن که بخواهید در رابطه با مدیریت اجرایی پروژه اطلاعاتی را کسب کنید، باید در ابتدا با واژگان و تعاریف اولیه ساختاری پروژه و وظایف هر کدام از اشخاصی که در این حیطه کار می کنند را بدانید که در زیر به آن ها اشاره کرده ایم:

  • مدیر پروژه:


شخصی می باشد که مسئولیت راهبری و انجام اثر بخش مراحل اجرای پروژه از آغاز تا مرحله اتمام پروژه را بر عهده دارد و باید از جزئیات اجرایی پروژه نیز آگاه باشد تا بتواند در موارد مختلف به تصمیم گیری بپردازد.

  • ناظرین اجرایی:


لازم به ذکر است که عوامل نظارتی اشخاصی هستند که از جانب مدیریت پروژه به منظور اعمال کنترل ‌های لازم در حیطه های کاری سازه، تأسیسات و معماری در محل پروژه مستقر می گردند.

  • نظارت عالیه:


مجموعه فرآیندهای نظارتی به منظور دستیابی به اطمینان از نظارت‌ های انجام شده در مراحل عملیاتی می باشد.

  • پیمانکار:


پیمانکار پروژه شخص حقیقی یا حقوقی می باشد که به منظور اجرای عملیات موضوع پیمان (طراحی، ساخت، نصب، تأمین) با او قراردادی تنظیم می شود تا بتواند اجرای پروژه را بر عهده داشته باشد.

وظایف هر کدام از ارکان اصلی پروژه چه می باشد؟!


لازم به ذکر است که هر کدام از ارکان اصلی انواع پروژه های ساختمانی  وظایف خاص خود را بر عهده دارند و باید بر اساس آن ها کار مورد نظر را انجام بدهند تا پروژه به انتهای خود برسد. در زیر به بررسی هر یک از وظایف ارکان اصلی پروژه پرداخته ایم:

وظایف هر کدام از ارکان اصلی پروژه چه می باشد؟!

وظایف مدیر پروژه چه می باشد!؟


عمده فعالیت مدیر پروژه ساختمانی  وظایف بسیار مهمی را بر عهده دارد که باید آن ها را به نحو احسنت انجام دهد. از جمله وظایف اصلی مدیر یک پروژه به شرح زیر می باشد.

  • کنترل و تأیید برنامه زمان ‌بندی تفصیلی پروژه با واحد همکاری برنامه‌ ریزی و کنترل پروژه و بر طرف کردن موانع و مشکلات در این خصوص
  • کنترل و بررسی و تأیید پیش‌بینی هزینه های مربوط به ساخت و ساز پروژه
  • بررسی و تهیه منشور پروژه جهت شفاف سازی و مشخص کردن عوامل مهم و حیاتی در اجرا
  • کنترل و تائید کلیه اسناد فنی و اسناد مالی پروژه
  • سازماندهی نفرات موجود در کارگاه اجرایی و تعیین وظایف هر کدام از نفرات
  • کنترل و پیگیری مکاتبات با کارفرما و ناظر پروژه
  • کنترل و پیگیری صورت ‌وضعیت ‌های ارسالی به کارفرما و رسیدگی نهایی به صورت ‌وضعیت‌ های پیمانکاران حاضر
  • مشارکت در تنظیم قراردادهای مجریان و تأمین کنندگان پروژه
  • پیگیری عملیات اجرایی، ساخت و خرید مصالح و لوازم مورد نیاز پروژه و …
  • کنترل گزارشات مربوط به پروژه
  • بررسی و ابلاغ نقشه‌ های اجرایی به پیمانکار (و دستور کارها در صورت نیاز)
  • انجام تمهیدات لازم به منظور بهینه ‌سازی قیمت ‌ها و روش ‌های اجرای پروژه
  • رسیدگی به استخدام نیروهای اجرایی لازم برای پروژه
  • نظارت و کنترل های لازم بر تجهیز کارگاه پیمانکار و انجام هماهنگی ‌های مربوطه و بررسی صلاحیت تیم اجرای و ستادی پیمانکار
  • نظارت بر ایمنی یا اچ اس ای
  • تائید مدارک خریدها و سفارش ‌های پروژه
  • بررسی و تأیید گزارش‌های پیشرفت پروژه و ارسال رسمی به کارفرما و ....


بنابر مواردی که در فوق ذکر شد، مدیر پروژه مسئولیت کاملا سنگینی را بر عهده دارد. بنابراین شخصی که به عنوان مدیر پروژه انتخاب می شود، باید از تمام جزئیات فنی و اجرایی آگاه بوده و بتواند در صورت نیاز مشاوره های لازم را به سایر تیم های اجرایی بدهد.

وظایف سرپرست اجرایی کارگاه چیست؟


یکی دیگر از افراد اجرایی که وظایف مهمی در اجرای پروژه بر عهده دارد، سرپرست کارگاه می باشد که مسئول تمام جزئیات اجرایی پروژه بوده و باید از دانش کافی و تجربه بالا در خصوص اجرای پروژه ها برخوردار باشد. از جمله وظایف بسیار مهم ایشان به صورت زیر خواهد بود:

  • اجرای کامل پروژه زیر نظر مدیر پروژه
  • مدیریت و نظارت عملیات پیمانکاران جزء در حوزه های مختلف از جمله ابنیه تاسیسات و معماری
  • کنترل و بررسی و رفع مشکلات فنی پروژه با همکاری دفتر فنی مقیم کارگاه و سرپرست دفتر فنی پروژه
  • پیگیری و تهیه و تأمین مواد و متریال مورد نیاز برای کارگاه در خصوص اجرا
  • دریافت گزارش‌ های مالی ماهیانه از واحد مالی سایت
  • پیش بینی بودجه مورد نیاز و ارائه به مدیر پروژه
  • کنترل بر چگونگی تأمین مصالح و انبار کردن آن ها در انبار کارگاه
  • بررسی و تأیید گزارش‌ های روزانه، هفتگی و ماهیانه تهیه شده توسط برنامه ریزی و کنترل پروژه و تایید موانع و مشکلاتی که برای پروژه در زمان مشخص به وجود می آید.
  • پیگیری موانع و مشکلات پروژه و حل و فصل آن ها در صورت امکان
  • تهیه مقادیر و مدارک لازم جهت ارائه به مدیر پروژه برای تهیه صورت ‌وضعیت برای کارفرما
  • تهیه گزارش ‌های کمی و کیفی و صورت‌جلسات و صورت ‌مجالس لازم


شرح وظایف دفتر فنی پروژه چه می باشد؟!


نکته بسیار مهمی که باید بدانید این است که انجام برآورد و متره مراحل ساخت و ساز پروژه های عمرانی بر عهده دفتر فنی می باشد. به علاوه مستندسازی از پروژه و انجام مکاتبات معمول و هم چنین موارد مربوط به قراردادها نیز بر عهده ایشان است. از جمله وظایف بسیار مهم دفتر فنی پروژه به شرح زیر خواهد بود:

  • بررسی و مطالعه اسناد فنی اعم از نقشه و فهرست مقادیر پیمان و استخراج کمبودهای پروژه
  • کنترل موانع و مشکلاتی که در اجرای پروژه وجود دارد.
  • استخراج فهرست مقادیر کارهای انجام شده
  • تنظیم صورت جلسات انجام کار و صورت مجالس مورد نیاز برای پروژه
  • رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران جزء و کنترل مقادیر و حجم عملیات اجرایی انجام شده
  • تنظیم صورت‌ جلسات اضافه کاری و تعیین قیمت برای آن ها
  • پیگیری دستور کارها و اخذ تأییدیه‌ های مربوط به آنها برای اجرای پروژه
  • تهیه مستندات اعم از دستور کار و آنالیز بها و روش اجرای کارهای جدید ابلاغ شده خارج از پیمان
  • تهیه مستندات و مدارک از پروژه و مرتب نگه داشتن آن ها
  • استخراج پیشرفت فیزیکی روزانه، هفتگی و ماهانه
  • تهیه و تنظیم صورت وضعیت تعدیل
  • در صورت تحویل مقطعی قسمت‌هایی از پروژه تنظیم اسناد مربوطه جهت تحویل موقت بخش‌ های مربوطه


شرح وظایف دفتر فنی پروژه چه می باشد؟!

شرح وظایف


وظایف  کنترل پروژه چه می باشد؟!


کنترل پروژه نیز وظایف خاص خود را بر عهده دارد که از آن ها می توان به صورت زیر اشاره داشت:

  • تهیه و تنظیم برنامه زمان ‌بندی تفصیلی پروژه‌ با توجه به مدت قرارداد
  • تهیه برنامه ‌های فرعی مربوط به طراحی، تدارکات پروژه با توجه به برنامه کلی
  • تعیین و تبیین بودجه پروژه‌ و مقایسه با هزینه ‌های انجام شده با همکاری تیم مدیریت پروژه
  • تهیه و ارائه گزارش‌های روزانه تجمیعی پیمانکاران، هفتگی، ماهانه جهت ارسال به کارفرما
  • تهیه گزارش‌های پیشرفت فیزیکی و هزینه‌ای پروژه‌ جهت مدیریت پروژه و نظارت و کارفرما
  • شناسایی ریسک ‌های اجرای پروژه و تعیین برنامه ای برای به حداقل رساندن آن ها
  • تهیه و ارائه برنامه کاری قسمت های مختلف کاری و همچنین کنترل آن در راستای رسیدن به اهداف برنامه زمان ‌بندی
  • برگزاری جلسات کنترل پروژه با حضور مدیریت پروژه و پیمانکارانی در پروژه فعال می باشند.
  • ساخت و ایجاد آرشیو مصور پروژه با تکنیک‌ های در نظر گرفته شده
  • کنترل گردش فرآیندی اسناد و مکاتبات در تیم پروژه
  • مشاوره با مدیر کارگاه و ارائه توصیه‌های لازم جهت راهبرد هرچه بهتر پروژه بر اساس برنامه زمان بندی


ایمنی کارگاه و وظایف مهندس ایمنی:


همان گونه که می دانید، بحث ایمنی کار از جمله مباحث بسیار مهمی است که باید زیر نظر مهندس ایمنی یا اچ اس ای صورت پذیرد. از جمله وظایف بسیار مهندس ایمنی به شرح زیر خواهد بود:

  • کنترل و  برنامه ریزی و تهیه‌ چک لیست انواع بازرسی ‌های ویژه، بازرسی ‌های مستمر و بازرسی ‌های دوره ای
  • برقراری امنیت و ایمنی کارگاه برای افرادی که در آنجا مشغول به کار هستند.
  • تشکیل جلسات برای اعضای کمیته‌ها در مورد مسائل ایمنی
  • تهیه گواهی معاینه ماشین‌آلات و ...


سخن پایانی:

در این مطلب سعی شد تا به بررسی ساختار مدیریت اجرایی پروژه و وظایف هر کدام از ارکان بسیار مهم اجرایی پروژه بپردازیم. شما عزیزان می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت آرین تیس مراجعه نمایید.

 

نوشتن دیدگاه

ارسال

تمامی حقوق متعلق به آرین تیس می باشد.

طراحی سایت و خدمات سئو توسط تیم سئوهاما - میزبانی وب توسط سرورهاما