وظایف مدیر پروژه ساختمانی چیست؟
مدیر پروژه مسئول شروع ، برنامه ریزی ، طراحی ، پیاده سازی ، نظارت ، کنترل و تکمیل پروژه است. در واقع ، مدیر پروژه پل بین مدیریت ارشد و تیم پروژه است. اما مدیر پروژه چه کارکردهایی باید داشته باشد؟ وظیفه مدیر پروژه شامل چه مواردی است؟ مدیر پروژه با چه چالش هایی روبرو است؟
مدیریت پروژه به معنای تخصیص ، نظارت و استفاده از منابع برای دستیابی به اهداف خاص در یک دوره زمانی است. به همین دلیل ، یک پروژه نیاز به مدیریت صحیح دارد تا بتواند آن را در زمان مناسب تکمیل و بودجه مناسب را اختصاص دهد.
برنامه ریزی پروژه
مهمترین بخش مدیریت پروژه برنامه ریزی است. نحوه برنامه ریزی شما می تواند تأثیر مستقیمی بر موفقیت پروژه های شما داشته باشد. برای ایجاد یک برنامه خوب ، ابتدا باید یک سیستم پیش بینی و کنترل وجود داشته باشد.اولین قدم برای شروع برنامه ریزی پروژه درک کامل محدوده پروژه است. این اطلاعات شامل نام پروژه ، نام کارفرما ، نام مشاور ، نام پیمانکار ، تاریخ شروع پروژه ، زمان پایان پروژه ، تاریخ پایان پروژه ، مبلغ قرارداد پروژه ، موقعیت جغرافیایی ، کل حجم کار و غیره است. این شامل اطلاعات کلی پروژه با مجموعه ای مکتوب به نام Project ID است. به طور کلی ، برنامه ریزی و کنترل پروژه شامل دو حوزه است:
• مدیریت زمان پروژه
• مدیریت هزینه پروژه
هدف مدیریت زمان پروژه به حداقل رساندن زمان مورد نیاز و در نتیجه افزایش سودآوری با هزینه کمتر برای پروژه است.
مدیریت کنترل پروژه به چه معناست؟
کنترل پروژه عنصری است که تضمین می کند پروژه در زمان مقرر و در بودجه به پایان رسیده است. به طور کلی ، تأثیر موفقیت نقش کنترل پروژه غیرقابل انکار است زیرا کنترل پروژه اطلاعات دقیق و به موقع را در اختیار تیم مدیریت پروژه قرار می دهد و آنها را قادر می سازد تا تصمیمات آگاهانه ای اتخاذ کرده و در جهت اصلاح هرگونه روند منفی احتمالی گام بردارند. مدیر کنترل پروژه همچنین وضعیت واقعی پروژه را برای مشتری توضیح می دهد.
امروزه به دلیل تکامل مدیریت پروژه ، نیاز به یک سیستم کنترل effectiveبیش از هر زمان دیگری احساس می شود. بسیاری از شرکت ها هنوز از روش های کنترل سنتی استفاده می کنند ، که نشان دهنده عدم مدیریت کنترل پروژه است. علاوه بر این ، مشخص شده است که استفاده از روشهای مناسب در کنترل پروژه ، زمان اجرای برنامه را 15 درصد کاهش می دهد.از سوی دیگر ، مطالعاتی در مورد تأثیر کنترل پروژه بر هزینه ها انجام شده است و نشان داده است که روشهای مناسب برای کنترل پروژه هزینه ها را بیش از 10 درصد کاهش می دهد.
گواهینامه
دو ستون گواهینامه مدیریت پروژه PRINCE2 موسسه مدیریت پروژه PMI هستند. بنیاد دوم گواهینامه ای به نام گواهی مدیریت حرفه ای پروژه (PMP) پیشنهاد کرده است که در حال حاضر در اولویت فعالان مدیریت پروژه است.
البته ، شایان ذکر است که بسیاری از افراد با موفقیت مدیر پروژه بدون هیچ گونه آموزش یا گواهینامه. در حالی که هیچ کمبودی در زمینه آموزش و صدور گواهینامه وجود ندارد ، تجربه نیز یک عامل یادگیری کلیدی است.
فعالیتهای موجود در پروژه را مشخص کنید
گام بعدی در این مرحله اجرای صحیح فعالیت ها است. به عنوان مثال ، ساخت یک ساختمان 10 طبقه به مقدار زیادی سیمان ، بتن ، میلگرد ، کاشی و سرامیک و غیره نیاز دارد. با تعداد زیادی از برقکاران ، گچکاران ، جوشکارها و سایر منابع باید در نظر گرفته و بر اساس آن بودجه بندی شود. و زمان مورد نیاز محاسبه می شود. برای انجام این کار ، ابتدا باید هدف کلی پروژه (ساختمان آپارتمان) را به مجموعه ای از فعالیتهای کوچکتر (و قابل مدیریت بیشتر) تقسیم کنیم.
برنامه ریزی و کنترل پروژه
در حال حاضر ، دانش مدیریت پروژه نقش مهمی در توسعه کشورها دارد. اینها شامل پروژه های ساختمانی مانند ساخت کارخانه های مسکونی ، اداری ، تجاری ، سد ، نفت ، گاز و پتروشیمی است.در این زمینه ، استفاده گسترده از دانش برنامه ریزی و کنترل پروژه در محیط کسب و کار در ایران ، بسیاری از فارغ التحصیلان مهندسی عمران ، صنعت و مدیریت را به کار در این زمینه سوق داده است.
با این حال ، از آنجا که این دانش از کشورهای توسعه یافته نشأت می گیرد ، بزرگترین مشکل شکاف بین مفاهیم ، موضوعات و مهارتهای پرورش یافته در مراکز آموزش عالی و شرایط واقعی کار در پروژه های کشور است.به عنوان مثال ، نرم افزارهایی مانند Microsoft Project و Primavera مطابق شرایط و استانداردهای عملیاتی در کشورهایی مانند ایالات متحده یا اروپا طراحی و به بازار عرضه می شوند.
بنابراین ، وقتی فارغ التحصیل کالج وارد پروژه ای می شود تا روی آن کار کند ، باید از ترفندها و روش های جانبی برای استفاده از ویژگی ها و قابلیت های نرم افزار موردنظر استفاده کرده و آن را با شرایط واقعی پروژه تطبیق دهد. بهنمونه هایی از چنین شرایطی عبارتند از کنترل زمان پرداخت ، عدم رعایت اصول ساخت و ساز تعریف شده در واحد برنامه ریزی پروژه و واحد کنترل هزینه ، قراردادهای بسته و شرایطی که هیچ یک از نرم افزارها به طور مستقیم امکان پذیر نیست. ، و پروژه واحد برنامه ریزی و کنترل از روش های کمکی مبتنی بر تجربه برای استفاده از قابلیت های نرم افزاری و ارائه گزارش استفاده می کند.
وظایف مدیر پروژه به طور کلی
زندگی در مدیر پروژه چگونه است؟ خوب ، باید بگویم که پر از مسئولیت ها و وظایف مختلف است که در زیر به مهمترین آنها اشاره می کنیم.
برنامه ریزی منابع پروژه
بدون پول هیچ کاری نمی شود کرد. هر پروژه ای که بدون در نظر گرفتن منبع مناسب شروع شود ، می تواند شکست بخورد. یکی از وظایف مدیر پروژه تأمین بودجه کافی برای پروژه است. به این ترتیب ، مدیر پروژه باید الزامات ارزیابی را برای ارزیابی صحیح منابع مورد نیاز قبل از شروع پروژه خود ، تصویب کند. البته ، این برآورد تنها اولین قدم است و سپس منابع اختصاص داده شده باید برای مراحل پروژه قبلی برنامه ریزی شده استفاده شود.
بهینه سازی منابع
پس از ارائه منابع لازم و برنامه ریزی دقیق ، وظیفه مدیر پروژه این است که از منابع مطابق برنامه خود استفاده کامل کند. به عنوان مثال ، استخدام بهترین نامزد برای بخش منابع انسانی نمونه ای از این بهینه سازی است.
مشکلات و خطرات را پیش بینی کنید
مشکلات پروژه اجتناب ناپذیر است. به عنوان یک مدیر پروژه ، شما همیشه باید از احتمال مشکلات جدید آگاه باشید ، خطرات احتمالی را شناسایی کرده و تیم خود را برای مقابله با آنها آماده کنید.
مدیریت مبتنی بر هدف
گاهی منابع پروژه می تواند تمام شود و پروژه در حال پیشرفت است اما به سمت هدف خود حرکت نمی کند. مدیر پروژه همیشه باید منابع را به مسیر مورد انتظار هدایت کرده و از انتقال آنها جلوگیری کند.
ارزیابی وضعیت پروژه
برای اینکه پروژه شما مطابق برنامه پیش برود ، باید دائماً وضعیت پروژه را ارزیابی کرده و آن را با برنامه از پیش تعیین شده خود مقایسه کنید. برای این کار ، باید از روش هایی مانند درخواست گزارش وضعیت از اعضای تیم استفاده کنید تا بتوانید اطلاعات پروژه را جمع آوری کنید. برخی از موارد ممکن است در طول پروژه تغییر کند و شما باید منابع خود را تغییر داده یا جابجا کنید. اگر وضعیت پروژه خود را نمی دانید نمی توانید تصمیم درستی بگیرید.
مدیریت زمان
دستیابی به اهداف یک چیز است و رسیدن به اهداف در زمان مناسب چیز دیگری است. گاهی اوقات بسیاری از اهداف فقط برای یک دوره زمانی خاص ارزشمند هستند و سپس به اصطلاح سوخت می شوند. مسئولیت مدیر پروژه این است که مدیریت زمان را تضمین کند تا اطمینان حاصل شود که همه منابع پروژه برای دستیابی به اهداف مشخص شده در جدول زمانی تلاش می کنند.
ارتباطات و گزارشات
وظیفه شما به عنوان مدیر پروژه این است که با اعضای تیم خود تماس بگیرید و به سهامداران و حامیان گزارش دهید. هر دو وظایف مهمی برای مدیر پروژه هستند ، اگرچه اعضای تیم به اطلاعات دقیق تری نیاز دارند و مافوق شما فقط به اطلاعات عمومی در مورد وضعیت پروژه نیاز دارند. همه این ارتباطات و گزارش ها باید ضبط و ذخیره شوند. این به شما امکان می دهد حتی در صورت بروز مشکل یا هنگام شروع پروژه مشابه از آنها استفاده کنید.
وظایف خاص مدیر پروژه به شرح زیر است:
الف: وظایف و منابع در مرحله برنامه ریزی
• تعیین اهداف ، تدوین خط مشی ها ، تدوین خط مشی ها و تعیین نحوه اجرای پروژه
• ایجاد سیستم ضبط فایل با توجه به نیاز سیستم مدیریت کیفیت
• اتخاذ تصمیمات کلیدی برای سمینار در کلیه امور اداری و اقتصادی مطابق با هدف شرکت ، قوانین ، مقررات و اساسنامه شرکت.
• طراحی و تهیه طرح پروژه با همکاری واحد کنترل پروژه به دلیل محدودیت منابع ، امکانات ، شرایط عملکرد و مشکلات احتمالی ، نیروی انسانی ، ماشین آلات ، مصالح و ... کارگاه ها. تجهیزات و اجرای پروژه
• با توجه به محدوده مسئولیت ، همکاری با مدیریت دفتر مرکزی ، تأمین منابع انسانی و استخدام کارکنان اصلی کارگاه
• بازرسی نیروی انسانی مورد نیاز کارگاه مطابق قوانین و مقررات شرکت
• تأیید کارکنان در پایان دوره آزمایشی.
• تهیه چارت سازمانی پروژه مناسب با توجه به چارت سازمانی فعلی مورد تأیید شرکت.
• تأمین منابع لازم و آغاز عملیات اجرایی پروژه.
ویژگی های مورد نیاز:
هر فرد استخدام شده وظیفه خاصی دارد که باید با توجه به الزامات پروژه انجام شود ، این الزامات توسط ناظر تأیید می شود و محل کار فرد در نمودار نشان داده شده است. بنابراین ، مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند که پروژه از همه چیز مراقبت می کند و وظایف خاصی را برای هر فرد تعیین می کند. بنابراین ، هیچ کس در پروژه بیکار نخواهد بود و هیچ کارفرمایی بیکار نخواهد بود.
ب: وظایف در حال اجرا
• هدایت و نظارت بر روابط بین نماینده کارگاه و دفتر مرکزی
• درخواست اجرای صحیح دستورالعمل های ستاد را داشته باشید
• پیشنهاد اقدامات اصلاحی در مورد آنها
• ایجاد امکانات لازم جهت تهیه و ارسال گزارشات کامل و دقیق درخواستی مدیر پرسنل
• راهنمایی و نظارت کمی و کیفی کارگاه ها برای بهینه سازی پروژه های فنی و اقتصادی
• ایجاد و حفظ بهترین رابطه کارگاهی با مشاوران و کارفرمایان
• هدایت و کنترل روند آماده سازی دستور کار و صورتجلسه جلسات برای حفظ منافع شرکت.
• برای اطمینان از کیفیت اجرای پروژه مورد نیاز
• نظارت و نظارت بر تهیه گزارشات وضعیت
• با مشاوران و کارفرمایان به دنبال راه حل های اصولی برای مشکلات هویت باشید
• مذاکره و عقد قرارداد با پیمانکاران استفاده شده مطابق با قوانین و مقررات شرکت
• پس از آماده شدن توسط دفتر فنی و تأیید مدیر کارگاه ، وضعیت پیمانکار قطعات را تأیید کنید
• تصویب حواله های انبار ، درخواست خرید و هزینه بر اساس مرجع مالی مدیر پروژه
• حقوق بیشتر مدیر پروژه را به مرکز ارائه دهید.
بررسی دو موقعیت فوق یکی از دقیق ترین و جدی ترین وظایف مدیر پروژه محسوب می شود. به جای تبدیل مدیریت پروژه به یک دستگاه امضا ، هدف آن این است که اشراف مدیریت عملکردهای پروژه در پشتیبانی از واحدها و خدمات ذخیره سازی عملکرد خوبی داشته باشند.
• اطلاعات فعلی و فوری موجود به روز نشده است ، از جمله اطلاعات زیر و اطلاعات وابسته:
• اطلاعات دفتر فنی و واحد کنترل پروژه در مورد حجم کار مورد نیاز ، نیروی انسانی ، مصالح و ماشین آلات.
• آخرین موجودی کالا و ماشین آلات از واحدهای پشتیبانی و خرید ، عملکرد فوری ماشین آلات را تضمین می کند.
• آخرین آمار بسیج واحد را در کارگاه در اسرع وقت اعلام کنید
• اطلاع مدیران ارشد دفتر مرکزی شرکت در مورد تجهیزات و امکانات جدید مورد نیاز پروژه.
• ادامه کنترل کارها ، ارائه روشها و فناوریها ، مطابق تأیید هیئت فنی و اجرایی شرکت
• شناسایی و تعریف گروه های کاری و سازمانی افرادی که بر روی پروژه کار می کنند
• دریافت ، بررسی ، اظهارنظر و ارسال کلیه نامه ها ، نقشه ها و اسناد واحدها و سازمانهای مختلف داخلی و خارجی به واحد حسابرسی شده.
• دائماً اسناد پروژه را زیر نظر داشته باشید و از به روز بودن آنها اطمینان حاصل کنید
نتیجه گیری
به طور کلی ، همانطور که در ابتدا گفته شد ، شما به عنوان یک پل مدیر پروژه بین سرمایه گذاران و تیم عملیات عمل می کنید. این وظیفه شماست که کشف کنید که چیست و آن را درک کنید.
