09121001763

88259793

از 10 صبح تا 16

جستجو

زمان‌بندی در مدیریت ساخت‌و‌ساز چیست؟

زمان‌بندی در مدیریت ساخت‌و‌ساز چیست؟

مطالعات نشان می دهد که تاخیرها به ویژه در صنعت ساخت و ساز هنوز به دلیل ضعف در مدیریت پروژه حل نشده است. علاوه بر این، کیفیت مدیریت زمان در پروژه های ساختمانی به طور کلی ضعیف است. با توجه به موضوع تاخیر های افزایش یافته، عملکرد زمان بندی در مدیریت ساخت و ساز موضوع مهمی است که باید برای بررسی عوامل تاخیر مورد بررسی قرار گیرد.

روش این مطالعه مروری بر ادبیات موضوعی در صنعت ساخت و ساز است که با تمرکز بر فرآیند های درگیر برای مدیریت پروژه به طور کلی بر عملکرد زمانی پروژه تأثیر می گذارد. بر اساس مطالعه، مشخص شده است که دانش، تعهد و همکاری معیارهای اصلی به عنوان یک کلیت برای مدیریت پروژه به یک فرآیند روان در طول اجرای پروژه تا پایان است. می توان نتیجه گرفت که قدرت بین مدیر پروژه و اعضای تیم در این معیارهای اصلی در حین انجام پروژه در جهت عملکرد به موقع بسیار مورد نیاز است.

با این حال، در بررسی زمان بندی در مدیریت ساخت و ساز عدم استقرار نسبت به عوامل زمانی ضعیف که به شدت با مدیریت پروژه مرتبط است وجود دارد. از این رو، در این جا به منظور تعیین عوامل عملکرد ضعیف زمانی و ارتباط آن با مدیریت پروژه بررسی هایی انجام شده است.

در بررسی زمان بندی در مدیریت ساخت و ساز مدیریت پروژه امروزه یک تمرین ضروری در تجارت است. این شامل افراد آموزش دیده خاصی می شود که از مرحله مفهومی تا پایان آن بر دامنه کار نظارت می کنند. این ممکن است شامل وظایفی مانند جمع آوری تیم مناسب، توسعه بودجه، تعیین جدول زمانی، مدیریت محصولات تحویلی، ارتباط با سهامداران و موارد دیگر باشد. افراد در این زمینه اغلب ابزارها و استراتژی ‌هایی را به دست می ‌آورند تا در این نقش ‌های پرمشقت از طریق دستیابی به مدرک پیشرفته در مدیریت پروژه مؤثر باشند. با این حال، حتی آموزش ‌دیده ‌ترین مدیران پروژه با موانع غیر منتظره‌ای در کار خود مواجه می ‌شوند که می ‌تواند منجر به نتایج کمتر از ایده‌آل در پروژه شود.

یکی از رایج ترین موانعی که مدیران پروژه با آن روبرو هستند، مدیریت ضعیف زمان است. مسائل مربوط به زمان بندی، چه ریشه در مشکلات تیم، ذینفعان یا تعداد ساعات اختصاص داده شده برای تکمیل پروژه داشته باشند، این افراد این قدرت را دارند که پروژه را از مسیر خود منحرف کنند و تأثیر منفی پایدار بگذارند. برای بررسی برخی از رایج ترین اتلاف وقت در مدیریت پروژه و ارائه بهترین استراتژی هایی که مدیران پروژه می توانند برای غلبه بر آنها استفاده کنند، بهتر است با افراد متخصص مشورت نمایید.

استراتژی های زمان بندی در مدیریت ساخت و ساز

در حوزه مدیریت ساخت و ساز، مدیریت زمان در مورد استفاده عاقلانه از مقدار زمان تخصیص یافته به یک پروژه به منظور برآورده ساختن بخش های برنامه ریزی شده و پایان دادن به تمام کارها تا تاریخ اتمام پروژه یا قبل از آن است. این امر به مدیران پروژه نیاز دارد که تیم های خود را همیشه سازماندهی شده، سازنده و سریع نگه دارند و این تمرینی است که همه مدیران پروژه باید با آن راحت باشند. مدیریت زمان در مدیریت پروژه ضروری است، زیرا اغلب، زمان کمیاب ‌ترین منبع یک مدیر پروژه است. مدیران پروژه همیشه در تنگنای زمانی هستند یا سعی می‌ کنند برای ارائه آنچه که مشتری در یک بازه زمانی خاص به دنبال آن است، ساعت را شکست دهند. به همین دلیل، بسیاری از استراتژی ‌هایی که با این عمل مرتبط هستند، اغلب شامل برنامه‌ ریزی‌ های سازمان ‌یافته و ارتباطات مناسب زمانی هستند که باید بررسی شوند.

با این حال، بسیاری از جنبه‌های دیگر زمان بندی در مدیریت ساخت و ساز وجود دارد که کمتر به انجام مستقیم ضرب‌الاجل ‌های فردی مربوط می ‌شوند و بیشتر در مورد حفظ جریان کلی پروژه به طور پیوسته و موفقیت ‌آمیز به سمت نتیجه‌گیری است. در زیر، پنج استراتژی مدیریت پروژه ارائه شده است که می توان از آنها برای حفظ هر پروژه در مسیر خود استفاده کرد.

استراتژی های زمان بندی در مدیریت ساخت و ساز

1. یک برنامه پروژه کاملاً تعریف شده داشته باشید

Bolick یک برنامه پروژه به خوبی تعریف شده را به عنوان عامل شماره یک و موثرترین استراتژی برای مدیریت زمان شناسایی می کند، زیرا می تواند بر تمام مراحل پروژه از ابتدا تا انتها تأثیر بگذارد. وقتی شروع به اجرای هر کاری بدون برنامه می‌کنید، زمان زیادی را صرف بحث در مورد اینکه چه کاری باید انجام دهید، چگونه آن را انجام دهید، چگونه باید باشد و غیره می‌پردازید.

این رویکرد آشفته اغلب علت اصلی استفاده نادرست از زمان در یک پروژه است، زیرا زمانی که یک پروژه در مرحله مفهومی باقی می ماند، در واقع هیچ چیز ملموسی نمی تواند انجام شود. در حقیقت، مدیران پروژه باید از این نوع مکالمه نظری صرف نظر کنند و زمان خود را برای تنظیم یک برنامه پروژه مناسب صرف کنند. با انجام این کار، مدیران پروژه نه تنها یک مکالمه سازنده و حساب شده با ذینفعان و سایر اعضای تیم که ساختار پروژه آینده را تنظیم می کنند دارند، بلکه آنها همچنین می توانند به طور فعال اقداماتی را برای حذف تایم های اضافی انجام دهند.

  • اجزای یک طرح پروژه شفاف

در حوزه ساخت و ساز مؤثرترین برنامه ها شامل اطلاعات اولیه پروژه از جمله کارهایی که باید تکمیل شوند و تاریخ های قابل تحویل که لازم است بررسی شود، اما در این راستا باید عمیق تر به تجزیه تیم و اهداف کلی پروژه نیز بپردازید. از منظر تیمی، داشتن درک روشنی از افراد مختلف تشکیل ‌دهنده گروه و مجموعه مهارت‌ های آن‌ها می ‌تواند در تخصیص صحیح و کارآمد وظایف کمک زیادی کند.

در همین راستا برای یک مدیر پروژه مهم است که بررسی کند که چه کسی در تیم مسئول کاری خاص در برنامه پروژه است تا از سردرگمی و مهلت های از دست رفته جلوگیری کند. به طور مشابه، تنظیم یک بیانیه در محدوده مشخص و برخورداری از زمان بندی در مدیریت ساخت و ساز راه طولانی را در حذف دوباره کاری، عملی که اغلب ناشی از انتظارات نامشخص است، می کند. این بیانیه باید آنچه را که آنها فرض می ‌کنند در هر مرحله از پروژه تکمیل کند و همچنین به بررسی نتیجه نهایی بپردازد.

وقتی این نوع استانداردها تنظیم نشده باشند، مدیران پروژه هم روابط خود با سهامداران و هم نتیجه پروژه خود را به خطر می اندازند. به عنوان مثال، یک ذینفع ممکن است ناراحت شود اگر جدول زمانی واقع بینانه کار یک پروژه را درک نکند و انتظار داشته باشد که یک پروژه تکمیل شده را در مرحله ای زودتر از تولید تیم ببیند. از نقطه نظر پروژه، یک ذینفع نا آگاه نیز ممکن است در صورت عدم درک فرآیند، پایان مرحله خاصی از کار یا حتی کل پروژه را به تعویق بیندازد و سعی کند درخواست های جدید یا برنامه ریزی نشده را لایه برداری کند. به طور کلی، داشتن زمان بندی در مدیریت ساخت و ساز و داشتن این نوع طرح پروژه می‌ تواند راه درازی را برای اطمینان از تکمیل موفقیت ‌آمیز و به موقع پروژه انجام دهد.

2. تعامل و ارتباط موثر با ذینفعان

برخی از بزرگترین مسائل مربوط به زمان که مدیران پروژه با آن مواجه هستند تاخیر در ارتباطات است و اغلب این تاخیرها در خود تیم پروژه اتفاق نمی افتد. درعوض، سهامدارانی که در ابتدای یک پروژه سرمایه‌گذاری کرده اند، اغلب اولین کسانی هستند که پس از گذشت زمان، سکوت می‌کنند و اولویت ‌ها و توجه آنها به سمت وظایف جدید معطوف می شود. بهترین راه برای حفظ به موقع بودن ذینفعان، یافتن راه هایی برای درگیر نگه داشتن آنها با پروژه است. ارسال ایمیل های هفتگی یا ماهانه با نمای کلی از وظایفی که در آن دوره انجام شده اند، یکی از این روش ها برای حفظ ذهنیت است.

تعامل و ارتباط موثر با ذینفعان

سایر عوامل موثر دیگر در ارائه زمان بندی در مدیریت ساخت و ساز

توانایی تجزیه و تحلیل روش های ارتباطی ترجیحی و ارائه زمان بندی در مدیریت ساخت و ساز ابزار قدرتمند دیگری برای درگیر نگه داشتن گروه های ضروری است. در جایی که برخی از پروژه‌ ها ممکن است شامل کار با سازمان‌ هایی باشند که ساختار آن ‌ها امکان گفتگو های حضوری و تصمیم‌گیری سریع را فراهم می‌ کنند، برخی دیگر ممکن است از راه دور باشند و نیاز به برنامه ‌ریزی دقیق زمان ‌های مناسب برای صحبت در مورد مسائل کوچک داشته باشند.

مدیران پروژه باید مطمئن باشند که این روند ها را در هر سازمان تشخیص داده و رویکرد خود را بر این اساس تنظیم کنند تا از زمان در دسترس ذینفعان سرمایه گذاری کرده و از آن برای رفع نیازهای پروژه عاقلانه استفاده کنند. حفظ این روابط با ذینفعان جنبه بسیار مهمی از کار یک مدیر پروژه است و مزایای انجام موفقیت آمیز آن بسیار فراتر از کاهش زمان تلف شده در یک پروژه است. در حقیقت زمان زیادی برای مدیر پروژه باید صرف برقراری ارتباط و شبکه‌ سازی شود.

3. انعطاف پذیر بمانید

به‌عنوان مدیران پروژه، ما اغلب بر روی یک برنامه قوی پیشرفت می‌کنیم؛ اما هنگام مدیریت فعال یک پروژه، به ندرت روزی پیش می آید که همه چیز طبق آن برنامه پیش برود. به همین دلیل، مدیران پروژه باید با آمادگی و سازگاری برابر با هر موقعیتی برخورد کنند. آن‌ها باید بتوانند اولویت ‌ها را دور بزنند و به مسائلی که مطرح می ‌شوند، رسیدگی کنند، بدون اینکه پروژه اصلی یا تعهدات زمانی شخصی را از دست بدهند. کلید انجام این کار بر اساس یادگیری نحوه «ارتباط مؤثر و مختصر با سهامداران» است. اغلب باید به این افراد در مدیریت ساخت و ساز به طور واضح گفته شود که دقیقاً چه چیزی موردنیاز است تا امکان تصمیم گیری درست که اغلب برای بازگرداندن یک پروژه ضروری است، فراهم شود.

زمانی که مدیران پروژه بتوانند این وضعیت را به طور واضح و مختصر به مشتری منتقل کنند و در عین حال راهی برای تطبیق رویکرد خود بسته به واکنش های قبلی ذینفعان به موقعیت های پر استرس بیابند، احتمال دستیابی به نتایج مؤثر بسیار بیشتر است. به عنوان مثال، اگر مدیر پروژه بداند که ذینفعان به راحتی از تاخیر در پروژه ناامید می شوند، ممکن است تصمیم بگیرد که مستقیماً با آنها تماس بگیرد و نیاز خود را برای تصمیم گیری سریع ذینفعان به گونه ای تنظیم کند که به آنها یادآوری کند که نیازمند تمرکز بیشتری است. در مدیریت ساخت و ساز پروژه با سرعت بیشتری به مسیر خود باز می گردد. در مقابل، اگر ذینفعان در این موقعیت به ‌طور نامناسب رفتار ‌کنند و به سختی درگیر این فرایند ‌شوند، ردیابی شخصاً آنها و درخواست چند دقیقه تمرکز از آنها برای رسیدگی به مسائل ممکن است مسیر بهتری باشد. اینکه بتوانند رویکرد خود را با شرایط و افراد تیم به این روش تنظیم کنند، یک مهارت بسیار مهم برای مدیران پروژه است.

با این حال، علی ‌رغم این مزایای واضح انعطاف ‌پذیری قوی، در برخی شرایط، مدیران پروژه باید قدرت و اعتماد به نفس لازم را داشته باشند تا تیم خود را تشویق کنند تا به یک برنامه یا فرآیند از پیش تعیین ‌شده پایبند بمانند، حتی در مواقع پر استرس انجام این کار اغلب مؤثرتر از تصمیم ‌گیری فوری است و این به مدیر پروژه بستگی دارد که تعیین کند کدام سناریوها نیازمند یک فرآیند سخت ‌گیرانه هستند و کدام سناریوها به اندازه کافی سخت هستند که از آن منحرف شوند. صرف نظر از رویکرد، مدیران پروژه باید اطمینان حاصل کنند که همیشه با در نظر گرفتن جدول زمانی پروژه تصمیم می گیرند.

ارائه زمان بندی در مدیریت ساخت و ساز

نتیجه گیری:

در کار پروژه، فشار زیادی بر روی مدیر پروژه وارد می‌ شود تا نه تنها ضرب ‌الاجل ‌های مهم را خودشان انجام دهند، بلکه تیم خود را نیز به درستی مدیریت کنند. اغلب وقتی عقب ‌نشینی می‌کنیم و به آنچه برای بسیاری از پروژه‌ ها نیاز است نگاه می‌ کنیم، به راحتی می‌ توانیم در این حوزه غرق شویم. به عنوان یک مدیر پروژه، ارائه زمان بندی در مدیریت ساخت و ساز مهم است که بتوانیم با تیم پروژه کار کنیم تا بتوانیم محصولات بزرگی از فرآیند های درون پروژه را به وظایف قابل مدیریت و اندازه گیری شده تجزیه کنیم.

انصراف از نظر
فیلترها
Sort
display