بررسی و تحلیل برآورد از پایین به بالا و کاربرد آن در پروژه
معمولاً در ابتدای هر پروژه ارزیابی مخارج،زمان و منابع یک پروژه بررسی می‌شود؛ برآورد از پایین به بالا در مدیریت پروژه روشی است که با استفاده از آن هزینه‌های پروژه و زمان ارزیابی می‌شوند؛ این برآورد تکنیکی است که به تعیین هزینه کلی و جدول زمانی پروژه کمک می کند.این کار با جمع آوری تمام جزئیات یک پروژه در کوچک ترین سطح کار می کند. افرادی که این برآوردها را به دست می آورند معمولاً کسانی هستند که در پروژه مشارکت دارند.
آنها دانش عملی کار پیشنهادی را دارند بنابراین در بهترین موقعیت برای درک نیازهای کاری مرتبط هستند.همچنین این ارزیابی‌ها پیش‌بینی بهتر و دقیق‌تری نسبت به سایر روش‌های برنامه‌ریزی پروژه ارائه می‌کند، زیرا به مدیران اجازه می‌دهد تا قبل از شروع پروژه، هر عنصر موجود در پروژه را ببینند و در پیدایش برآورد کلی پروژه کمک کنند.
بیشتر اوقات برآورد پایین به بالا را از دقیق‌ترین روش‌های برآورد می‌دانند؛ این برآوردها به زمان بیشتری برای تکمیل نیاز دارند، اما دقیق تر از تخمین های مشابه یا پارامتری هستند. به همین ترتیب درادامه روند پروژه،ارزیابی‌ها با دقت بالاتری صورت می‌گیرند. تا انتهای این مقاله از آرینتیس با ما همراه باشید.
مزایای برآورد از پایین به بالا
برآورد از پایین به بالا به چهار دلیل که در ادامه به آن می‌پردازیم:
1- دقت: تعیین محدوده پروژه اغلب دشوارترین بخش پروژه است. تعیین دقیق نوع هزینه‌ها، جدول زمانی، پرسنل و سایرعوامل برای انجام نظارت بر پروژه های ساختمانی دشوار است. تخمین پایین به بالا تصویر واضح تری از اجزای پروژه ارائه می‌دهد، به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا مالکیت بخش‌ها را در دست بگیرند و اطمینان حاصل شود که همه عوامل در پروژه در نظرگرفته شده است و احتمال اینکه در نهایت به یک برآورد دقیق رسید، بیشتراست. برآورد از پایین به بالا به مدیر کمک می‌کند تا بسته کاری را به طور جامع تری درک کند و موانع احتمالی در مسیر را پیش‌بینی کند.از آنجایی که این برآوردها توسط افرادی که مستقیماً با یک پروژه درگیر هستند به دست می آیند، تمایل دارند کاملاً دقیق باشند.
2- کاهش خطا: اگر مدیردربرآوردها اشتباه کند، یک برآورد از پایین به بالا گزینه‌های کاهش را دراختیار مدیرقرارمی‌دهد. آنها می‌توانند تجزیه وتحلیل هزینه-فایده انجام دهند و راه حل‌های جایگزینی ارائه دهند که به آنها انعطاف بیشتری برای رسیدگی به خطاها در طول عمر پروژه می‌دهد.
همچنین تعادل بیشتری از طریق اجزای پروژه وجود دارد. به‌عبارت دیگر، دست کم گرفتن یک جزء را می‌توان با تنظیمات دیگری جبران کرد. در نهایت، این بدان معناست که خطاها به طور قابل توجهی بر تحویل تأثیر نمی‌گذارد و تأثیر آن بر بودجه را کاهش می‌دهد.این روش می‌تواند همراه با سایر تکنیک‌های برآورد برای رسیدن به برآورد نهایی دقیق‌تر مورد استفاده قرار گیرد.
3- تطبیق پذیری: تجزیه و تحلیل از پایین به بالا به مدیران این امکان را می‌دهد که تطبیق پذیری بیشتری داشته باشند و استراتژی هایی مانند خرابی پروژه یا توانمندسازی اعضای تیم برای به عهده گرفتن کنترل در صورت لزوم را اجرا کنند. برآورد از پایین به بالا را می‌توان با سایر رویکردهای برآورد، مانند برآورد سه نقطه ای، ادغام کرد تا اثربخشی مدیر را بیشتر کند.
این تکنیک بیشتراز یک ساختار فرماندهی سلسله مراتبی برابری طلبانه است و آن را به یک استراتژی کارآمد برای تیم‌هایی تبدیل می‌کند که به خوبی با هم کار می‌کنند. هر گونه خطای برآوردی که با استفاده از رویکرد پایین به بالا ایجاد می‌شود، به تعادل می‌رسد، بطوری‌که برآوردهای بیش از حد در یک منطقه با کم برآوردها در مناطق دیگر جبران می شود. این بدان معنی است که برآورد کلی هزینه پروژه های ساختمانی برای یک پروژه ممکن است هنوز معقول باشد.
4- کاهش ریسک کلی: با تجزیه و تحلیل کامل از پایین به بالا، یک مدیر ریسک کلی را برای هر یک از مراحل پروژه کاهش می دهد. مدیر چالش‌ها را از پایه پیش‌بینی می‌کند و از تخصص تخصصی اعضای تیم استفاده می‌کند، و آنها را قادر می‌سازد تا انعطاف‌پذیر باشند. قدرت و کنترل به جای یک نفر از طریق تیم پراکنده می شود، که منجر به پاسخگویی بیشتر، کارایی بیشتر، و در نتیجه افزایش ارزش برای مشتری می‌شود.
دقت برآورد از پایین به بالا
روش برآورد از پایین به بالا به عنوان تخمین قطعی یا دقیق نیز شناخته می‌شود و بیشتر با تخمین های آنالوگ یا پارامتریک مقایسه می‌شود.اغلب از این برآورد به عنوان برآورد قطعی استفاده می‌شود. دقت برآورد از پایین به بالا، میانگین مولفه های سطح پایین برآورد است و معمولاً تحت تأثیر اندازه یا سایر ویژگی های فعالیت یا بسته کاری فردی است. به عنوان مثال، اگر کار شماره 1 دارای دقت 10٪ و کار شماره 2 دارای دقت 20٪ باشد، برآورد کلی دقت 15٪ خواهد داشت.
برآورد از پایین به بالا کل تیم پروژه را در فرآیند تخمین درگیر می‌کند، در نتیجه این تکنیک تخمین تعهد تیمی بهتری را در مقایسه با سایر تکنیک‌های برآورد ایجاد می‌کند. از آنجایی که تیم در تخمین نقش دارد، امکان تخمین های پر شده وجود دارد، بنابراین دقت تخمین های پایین به بالا معمولاً در مقایسه با سایر برآوردها بیشتر است.
معایب برآورد از پایین به بالا
این روش تخمین حتی با وجود مزایا، چندین معایب را نیز به همراه دارد. در حالی که برخی از این موارد ممکن است در تمام برآوردهای دیگر مشترک باشند، برخی دیگر منحصر به این روش هستند.
1- فرض اساسی این است که برآورد مدیریت کیفیت پروژه از مجموع قطعات آن تشکیل شده است. این ممکن است تلاش های سربارو یکپارچه سازی را که ممکن است علاوه بر کار تعریف شده در فعالیت ها رخ دهد نادیده بگیرد. این امر به ویژه برای پروژه‌های بزرگ و پیچیده صدق می‌کند.
2- خود تخمین از پایین به بالا به منابع بسیار بیشتری نسبت به تکنیک‌های دیگر مانند تخمین مشابه (تخمین از بالا به پایین) نیاز دارد.
3- پرهزینه است؛ روش برآورد از پایین به بالا نسبت به سایر تکنیک ها پرهزینه تر است. به عبارتی در مقایسه با برآوردهای مشابه یا برآورد از بالا به پایین به منابع بیشتری نیاز دارد. برآورد هزینه براساس تخمین مدت زمان انجام می‌شود که به منابع مورد نیاز برآورد شده متکی است. بنابراین، یک خطای تخمین در آنجا منجر به تخمین زمان و هزینه نادرست نیز می‌شود.
4- مستعد اریبی است؛ در عمل، تخمین های پایین به بالا می‌توانند مستعد اریبی یا منافع برآوردگرها باشند.در حالی که این امر برای همه انواع تخمین‌ها (تا حدی) صدق می‌کند، ممکن است در برآورد از پایین به بالا کمتر قابل مدیریت باشد. به عبارتی در همه روش‌ها مشترک است، اما در این روش تخمینی تشدید می‌شود و مدیریت آن می‌تواند چالش برانگیز باشد. این به این دلیل است که این برآوردها معمولاً توسط بسیاری از برآوردگران مختلف انجام می‌شود، یعنی کسانی که مسئول یک بسته کاری هستند.
تفاوت برآورد از پایین به بالا با برآورد بالا به پایین
برآورد از پایین به بالا یک تکنیک مدیریتی برای تعیین هزینه کلی یا جدول زمانی برای یک پروژه با بررسی کار در ریزترین سطح جزئیات، گردآوری تمام این اطلاعات، و سپس ارائه یک بودجه کلی و جدول زمانی برای یک پروژه است که می تواند به اعضای تیم واگذار شود.این درحالی است که با رویکرد از بالا به پایین ، که در آن مدیریت یک پروژه را بر اساس عملکرد یک پروژه مشابه قبلی تخمین می زند در تضاد است.
تجزیه و تحلیل از پایین به بالا یکی از روش های کلیدی مدیریت پروژه عمرانی برای به دست آوردن تخمین های دقیق برای یک پروژه است. این تجزیه و تحلیل همه عوامل را در نظر می گیرد، در مقایسه با تجزیه و تحلیل از بالا به پایین که ممکن است عناصر کلیدی را کنار بگذارد بسیار کارآمدتر می‌باشد.
چرا تخمین از پایین به بالا با سایر تکنیک ها متفاوت است؟
در حالی که می توان از تکنیک های دیگری مانند برآورد از بالا به پایین، تخمین پارامتریک و قضاوت تخصصی در مورد هر سطح دانه‌ای استفاده کرد، تخمین از پایین به بالا تنها به کوچکترین جزء پروژه مربوط می شود: بسته کاری و فعالیت ها. برخلاف سایر تکنیک ها مانند تخمین از بالا به پایین که از بالا شروع می‌شود، از پایین شروع می‌شود. با این حال، این بدان معنا نیست که روش‌های دیگر را نمی‌توان هنگام انجام برآورد از پایین به بالا اعمال کرد.
می‌توان از تکنیک تخمین مشابه برای تعیین مدت زمان فعالیت با مقایسه آن با جدول زمانی فعالیت‌های تاریخی مشابه استفاده کرد. همچنین، شما آزاد هستید که از تکنیک تخمین پارامتریک برای رسیدن به نیازهای منابع فعالیت کاری معین استفاده کنید. این را می‌توان با پارامترهای مشاهده شده مانند خطوط کد به ازای هر توسعه دهنده در یک ساعت در پروژه های نرم افزاری هدایت کرد. به طورکلی هنگامی که به سمت حرفه‌ای می‌رویم، خواهیم آموخت که یکی از مهم‌ترین مزایای این تکنیک مطابقت آن با سایر روش‌ها است.
نحوه استفاده از برآورد از پایین به بالا
تخمین از پایین به بالا پیچیده به نظر می‌رسد، و به تکالیف زیادی از سوی مدیر نیاز دارد اما یک فرآیند نسبتاً ساده است که توسط مراحل زیر تعریف شده است:
1. تمام وظایف یک پروژه را فهرست کنید به این صورت که ابتدا، تک تک وظایف مربوط به پروژه را مشخص کنید. هر کدام از کارها هرچقدر کوچک باشند نادیده گرفته نشود و به عنوان یک وظیفه مشخص شوند. یک ساختار تفکیک کار ایجاد کنید و وظایفی را به اعضای تیم اختصاص دهید که مسئولیت آن کار را برعهده می‌گیرند. تکالیف را به جزئی ترین سطح تقسیم کنید، بنابراین می‌توانید زمان و هزینه‌ای که برای اجرای هر کدام نیاز دارد را تعیین کنید.
2. در مرحله بعد، منابع دقیق و جدول زمانی پروژه را مشخص کنید. بودجه بندی پایین به بالا و برآورد هزینه برای درست کردن بودجه پروژه و تعیین یک چارچوب زمانی واقع بینانه برای تحقق همه چیز حیاتی است. از نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده کنید، زیرا بسیاری از پلتفرم‌ها به شما این امکان را می‌دهند که این اجرای پروژه های ساختمانی را به جزئیات کاملی که نیاز دارید تقسیم کنید. تعداد افراد و مجموعه مهارت‌هایی را که برای اجرای هر کار مناسب‌تر هستند، تعیین کنید و تجهیزات مورد نیاز را شناسایی کنید. با تیم مشورت کنید تا در صورت لزوم رویکرد را اصلاح کنید و مطمئن شوید که مفروضات دقیقی ایجاد می کنید.
3. گام بعدی این است که اطمینان حاصل کنید که مسئولیت بین تیم تقسیم می‌شود؛ مدیر پروژه نیازی به دانستن تمام جزئیات این سیستم یا حتی آشنایی با تمام فناوری‌های مورد استفاده ندارد. درعوض، مدیر ازهمه اعضای تیم بازخورد دریافت می‌کند و به دنبال خرید از همه افراد درگیر از جمله سهامداران کلیدی است. مدیربه هر یک از اعضای تیم این امکان را می‌دهد که مسئولیت موفقیت وظایف محول شده خود را برعهده بگیرند و بدون در نظر گرفتن موانعی که با آن روبرو هستند، آنچه را که برای انجام آن لازم است انجام دهند.
نتیجه
برآورد از پایین به بالا می‌تواند روشی بسیار دقیق برای تعیین برآورد قطعی یک پروژه باشد. شما از این تکنیک زمانی استفاده می کنید که به نتایج دقیق نیاز دارید، آماده سرمایه گذاری زمان و هزینه هستید. علاوه بر تخمین منابع، زمان و هزینه‌ها برای کار برنامه‌ریزی‌شده یک پروژه، از این تکنیک می‌توان برای ارزیابی درخواست‌های تغییر نیز استفاده کرد. تخمین ها تقریبی هستند، بنابراین باید بر اساس نیاز خود یکی را انتخاب کنید.
این برآورد نیاز به مقدار معینی منابع و یک ساختار شکست کار مستقر دارد. برای به کارگیری این تکنیک، باید پروژه را به ریزترین بخش های آن تقسیم کنید: بسته کاری و فعالیت ها. به یاد داشته باشید، این کار بیش از برآورد منابع، زمان و هزینه‌های فعالیت‌های یک پروژه است، زیرا می‌تواند برای ارزیابی درخواست‌های تغییر نیز استفاده شود، پروژه باید به سطح بسته کاری و فعالیت ها تقسیم شده باشد. علاوه برتخمین منابع، زمان و هزینه‌ها برای کار برنامه‌ریزی‌شده یک پروژه، این تکنیک همچنین می‌تواند برای ارزیابی درخواست‌های تغییر، در دوره تحلیل هزینه-فایده چنین تغییراتی مورد استفاده قرار گیرد.